Măcar odată pe an orice companie face un studiu în ceea ce privește piața de interes sau posibilii clienţi pe care îi urmărește.
Este foarte important ca brieful către agenţia care va face acest studiu să fie făcut la obiect şi în detaliu, pentru ca agenţia să poată da în execuţie studiul corect şi la timp.
Este indicat, în prima fază sa îţi selectezi o listă de agenţii cărora să le adresezi brieful şi să vezi dacă ele au în portofoliu tipul de studiu pe care tu îţi doreşti să îl faci.
Dacă vei trimite unei companii care este specializată pe studii online, un brief de studiu clasic, după modelul offline, este normal să nu primeşti mai mult decât un răspuns politicos de refuz.
Trebuie să îţi selectezi între cinci și zece companii cărora să le trimiţi brieful şi să le permiţi un timp de răspuns de 5 zile lucrătoare, mai ales dacă e prima dată când apelezi la ei. Dacă îţi poţi permite să aştepţi mai mult, poţi selecta aproximativ 15 companii. Ia în calcul faptul că şi tu va trebui să le citeşti propunerile şi să le cântăreşti.
Şi iată cum se face brieful:
Totul pe o pagină – aşa ar fi ideal să plece brieful către agenţie.
Începe cu o descriere tehnică și succintă a firmei, chiar dacă reprezinți o firmă mare şi cunoscută. Detaliază aspectele “numerice” de tipul: număr de angajați, cifră de afaceri, dacă poţi da aceste date, de câţi ani este pe piaţă, dacă este o companie-lider pe piaţă sau nu. Estimează poziţia în clasament și atașează şi un link spre site-ul corporate, dacă acesta există.
Urmează să stabileşti care este obiectivul studiului. Acesta trebuie să fie spus simplu, dacă nu cunoşti terminologia de specialitate, nu este nicio problemă, dar este nevoie să specifici în mod clar ce vrei să afli, în urma studiului.
După obiectiv, începe cu detalii cât mai multe, încearcă să faci o anticipare la ce va urma să îţi aducă studiul. Spune dacă vrei ca datele să fie culese într-o anumită perioadă sau dintr-o zonă specifică.
Urmează partea de formă: “Propun ca studiul să fie livrat în format Power Point, electronic, să aibe maximum 100 de pagini etc” “doresc să primesc studiul în format text şi graficele să fie livrate şi separate în Excel, să existe trei variante de prezentare – o formă mai detaliată, o formă medie şi o formă redusă la 2-3 pagini”.
Costul – se menţionează cum se doreşte detalierea costului pe care compania îl va propune – cost detaliat la nivel de acţiuni ce fac parte din execuţia studiului, cost pe perioade determinate cât şi modalitatea de plată, eşalonarea plăţii, moneda etc.
La final, se menţionează termenul pentru trimiterea propunerii şi persoana de contact, cu e-mail şi telefon.
Brieful pe care îl trimiteţi în prima fază către toate companiile din lista pe care o deţineţi, poate fi ceva mai restrâns la partea de conţinut şi mai restrâns ca şi date numerice despre companie.
În orice caz, la sfârşitul birefului, ideal este să inseraţi o mică notă de confidenţialitate pe care să o stabiliţi anterior cu un specialist jurist. Dacă nu aveţi un birou juridic în firmă, se pune o simplă notă de genul “Aceste informaţii v-au fost trimise sub regim de confidenţialitate. Nu aveţi dreptul de a transmite aceste informaţii fără acordul emitentului, compania…”
În orice caz, companiile de cercetare de piaţă au în protocolul de funcţionare aceste reguli de a ţine confidenţiale cererile care sosesc către ei, dar este bine să le punctaţi şi voi.
În urma primirii propunerilor, trebuie să trimiteţi un răspuns tuturor companiilor care v-au făcut propunerea, nu este necesar să motivaţi respingerea unei propuneri.
După ce aţi ales acea companie – parteneră în proiectul de studiu, este obligatoriu să aveţi un brief detaliat, să cunoaşteţi pe cei care vor coordona studiul şi să stabiliţi o procedură de lucru clară, pentru ambele părţi.
Indicat este să încheiaţi partea de birocraţie înainte de începerea primei etape din partea de studiu, birocraţia însemnând: contract, anexa de fidelitate, calendarul proiectului şi termenii de lucru.
Brieful poate fi uşor adaptat pe parcurs, adică puteţi muta termene, puteţi să cereţi analize suplimentare care pot reieşi din datele studiului, însă nu puteţi intra în structura de bază, nu este indicat să schimbaţi eşantionul de studii, să adăugaţi capitole noi, indicatoare noi – acestea practic înseamnă schimbarea studiului şi, în acest caz, compania selectată poate refuza sau resolicita timp de pregătire a planului şi un alt cost.
O schimbare de cost poate apărea şi dacă cereţi mici analize suplimentare, aici va fi un cost de lucru efectiv, agenţia chiar poate menţiona un tarif de lucru standard, în cazul în care doriţi analize în plus, ceva de genul suma/zi de lucru.
Un brief clar şi simplu este cel mai indicat, fără termeni interni şi limbaj de specialitate, în acest fel o companie specializată în studii de piaţă poate înţelege clar ce aveţi nevoie şi să vină cu o propunere la obiect. Iar studiul realizat în aceste condiţii, vă poate aduce informaţii de calitate, valoroase pentru evoluţia afacerii voastre.
Ana Maria Tătucu
Sursă foto:
